岡山で採用支援事業を行っている私たちオーディーエルは、お客様である企業の代わりに就活生の皆さんと選考中のメールのやり取りを行っています。その中で、会ってもいないのに「この子は恐らく合格するだろうな」と感じられる学生さんがいます。
- はたして何が違うのか？
- どんなメールが印象を良くするのか？
そんな具体的なポイントをみなさんにも知ってもらいたいと、今回のステラボは「一通で差がつくメールセミナー」というテーマで実施しました。
メールの送り方を基礎から知りたい
興味を持って集まってくれた皆さんの参加の動機を尋ねると、こんな回答でした。
- 企業にメールを送ったことがないから、送り方の基礎から知りたい
- 社会人になっても恥ずかしくないメールが書けるようになりたい
基礎から送り方を知りたいという声がとても多く、企業にメールを送ったことがある経験がある人も半数ほどでした。経験がある人は、文面の例をインターネットで調べてつくったそうですよ。
メールを送る際に必ず入れておきたいもの
ではさっそくメールを送る基礎についてですが、企業とのメールのやりとりには、次の二つのパターンがあります。
- 来たメールに返信する
- こちらからメールを送る（問い合わせなど）
どちらにしても、相手に誰から来た何のメールかが伝わるように、メールには必ずこちらの項目を入れてください。
- 宛名
- 学校名・学部・学科
- 名前（フルネーム）
- 用件（何の目的で連絡したのか）
- 署名
署名って何？という方にお伝えをすると、署名とはメールの末尾についている、所属、名前、電話番号、メールアドレスなど送り主の情報が書かれたものです。
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○○大学 △△部 〇〇学科
田中 太郎
携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*******.co.jp
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こんな形で罫線で区切られていることが多いです。
また上の項目の中でも、特に名前はフルネームで書くように気を付けられることをお勧めします。苗字が同じで、署名もないと、誰から来たのかが分からないことがあります。
宛名、署名はまれにない学生さんもいらっしゃいますが、あった方が丁寧な印象ですよ。
企業から届くメール例
さて、では今回のメインテーマである「1通で印象を左右するメールの違い」についてですが、まずは下の例を見てください。
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●●大学 ●●様
こんにちは！
株式会社■■ 採用担当の●●です。
この度は当社説明会にお申込みいただき、誠にありがとうございました！
つきましては、出欠について最終確認をさせて頂きたく存じます。
出欠のお返事を下記の要領でご連絡くださいますようお願い致します。
■返信方法■
・件名：「●月●日 会社説明会について」
・本文：1．大学名・名前
2．参加の有無
それでは、●●様からのご連絡をお待ちしています！
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これは企業から届くメールの一例ですが、皆さんならどんな風に返信しますか？
返信例①～田中太郎さんの場合～
件名：●月●日会社説明会について
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1．●●大学
田中太郎
2.参加します。
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こちらは返信例の一つですが、確かに必要な情報は入っていますね。ただ、必要最低限のみで、少しそっけない印象です。
返信例②～佐藤次郎さんの場合～
件名：●月●日会社説明会について
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株式会社■■ 採用担当●●様
●●大学 ●●学部 ●●学科 4回生の佐藤次郎と申します。
日程確認のご連絡ありがとうございます。承知しました。
貴社の会社説明会にぜひとも参加させて頂きたいと考えております。
お忙しい中、貴重なお時間を頂けて、大変嬉しく思っております。
何卒宜しくお願い申し上げます。
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●●大学 ●●学部 ●●学科 佐藤次郎
携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*******.co.jp
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続いて佐藤さんの例では、文章量がぐっと増えました。丁寧で、志望度が高そうな印象を受けませんか？
この二つのメールの例を見て頂いて、みなさんが抱いた印象と同じことを企業も感じているんです。では、具体的にこの二つのメールはいったいどこが違うんでしょうか？
メールの印象を左右するもの
まず一つは、上で書いたこちらの項目がしっかり入っていることです。
- 宛名
- 学校名・学部・学科
- 名前（フルネーム）
- 用件（何の目的で連絡したのか）
- 署名
これらがきちんと入っていると、「丁寧」「きちんとしている」という印象になります。そしてこれらに加えて、あるだけでグッと印象が良くなるものがあります。それが、付け加えの一言です。
付け加えの一言は人柄や想いが伝わる
メールを送る際は、必要最低限の情報があれば用件としては事足りますが、相手に意欲や気持ちが伝わるのは一言添えることです。
私たちが日々学生さんからのメールを受け取る中でも、この付け加えの一言があるメールを送ってきた学生さんはとても印象に残ります。
まだ会ってもいないのに記憶に残るということは、それだけ皆さんにとって会う前から有利になれるということになります。
想いを伝える文面例
過去に届いたメールでも、特にこんな内容は印象に残りました。
- 「地元岡山にこんな魅力的な会社があると知り、非常に有意義な時間となりました。」（説明会⇒一次選考参加の返信メール）
- 「他社とは一風変わった選考を通して、貴社でならば自分らしく過ごすことができるのではないかと思いました。」（選考のお礼メール）
- 「面接において、貴社で働く自分の働き方について改めて考えることのできた面接になったと思います。良い結果をいただけましたら、貴社に貢献できるように自分なりの努力をし、一生懸命頑張りたいと思います。」（最終選考のお礼メール）
こんな風に企業からの選考参加確認や選考後のお礼のメールに一言付け加えるだけで、相手に対して自分の想いを強く伝えられることができます。
返信速度も重要な要素
また、会う前から皆さんへの印象が大きく変わる要素として、メールの返信速度があります。メールの返信速度は、企業にとってその学生の志望度の高さを計るバロメーターの一つでもあります。
つまり、学生から素早く返信が来ると、企業は志望度が高いと感じるということです。
返信が早いといっても、送って30分以内に返さないといけないということではありません。企業が早いと感じるのは、送信して数時間以内です。
たいていの場合、早く返信をしてくれる学生さんは決まっていますので、必然的に記憶に残るようになります。そうなれればとても素晴らしいですが、その日のうちに返す、メールを確認したらすぐ返す、という習慣をつけておくのが良いでしょう。
受け取る相手がどう感じるかを意識して送る
3月になったら本格的な採用選考が始まり、日々たくさんのメールが届くようになるかと思います。忙しい中かとは思いますが、メールの返信先には企業の担当者という相手がいて、一つひとつに目を通していることをぜひ想像してみてください。
もらって嬉しい言葉をぜひ一言付け加えることを意識してもらえると嬉しいです。
今後のイベント情報
今後のイベントについて、今回も学生タイプ別にご紹介します。
ビジョンを語れる社長・企業を知りたい方！
「就活スクール」では、社長直々に過去と現在、未来を語ります。次回（2019年1月18日）は、室賀ネジ機工（株）の室賀社長にお越しいただきます。
その名の通り、ネジを扱う企業…と思いきやそれだけではありません！某病院内の某カフェ（岡山の人なら絶対知っているところです）や、某デリバリーサービス（みなさんも絶対に耳にしたことがあると思います）など、幅広い事業展開で創業70周年を迎えた今もなお安定している企業さんです。
少し期間がありますが、今から予定を開けて予約しておくのがオススメですよ！
まずは気軽な雰囲気で就活意識を高めたい方！
毎回大好評の「就活交流会」は、2019年卒の内定者の先輩にお越しいただき、先輩体験談を聞くことができるイベントです。年が近いので気軽に話を聞けるのが良いところ！
先日受付を開始したばかりの交流会は、2019年1月15日に開催です。
★内定者の先輩に就活成功の極意を聞こう！就活交流会の詳細はこちら
明日から役立つ就活情報を得たい方！
次回のステラボは、2019年1月11日、テーマは「まず何から始めたらいい？最初に手をつけること」です。年が明けたら就活モードへ切り替え!でも何から手をつけようか…という人におすすめです。
1月からはいよいよ本格準備を始める時期！特に何がしたいか分からない…という方は、1度これらのイベントにお越しください。今からでも十分準備は間に合います。楽しみながら就活をしていくための準備を一緒にしていきましょう。