猛暑が続き、一部では日中の気温が40度を越える地域も出ているそうですね。熱中症のニュースを聞かない日がないほどです。みなさんも水分・塩分補給をして体調には十分お気をつけくださいね。
さて、先週の金曜日には、そんな暑さも少しだけ弱まった夕方より、「人事が教える！1通で差がつくメールセミナー」を開催しました。今回のブログではそのセミナーの様子をお伝えします。
良くも悪くもたった1通で印象を決めてしまう
今回参加してくださった学生さん3名は、アルバイト先や大学の先生とのやり取りは経験があっても、企業宛にメールを送ったことはないそう。
まずは、【企業から送られてきた会社説明会の出欠確認メール】を例題として挙げ、このメールへの返信メールを2種類見比べてもらいました。
1通は、【大学名・名前・出欠】と必要事項だけが書かれたメール。もう1通は、上記必要事項に加えて、挨拶やお礼の言葉、署名が入っているメール。
どちらのメールも必要事項が入っているので正解です。しかし、この2通からそれぞれ受け取る印象は雲泥の差でしょう。参加者の学生さんも、前者のメールを指して「適当な感じ」「そっけない」との感想。
一転、後者のメールを指して「熱意を感じる！」「丁寧な印象」「常識があるように感じる」と話していました。
たかがメール、されどメール。たった1通で、会う前にその人の印象を大きく左右してしまうのです。
メールで良い印象を与えるには？
では、良い印象を与えるメールって具体的にどんなものでしょうか？
先ほどの後者のメールを例に取ると、【本文の冒頭に宛名が入っている】【お礼の言葉など、気持ちを添える一言が入っている】【正しく丁寧な敬語を使用している】【本文の末尾に署名が入っている】が挙げられます。
その他にも大事なのは、ズバリ【返信速度】！
企業からのメールでは返信の期限が設定されているものがありますが、期限ギリギリに送られてくるメールと、すぐに返信の来るメールではやはり後者の方が良い印象を与えます。
ただし、何が何でも急いで返信するのではなくて、送られてきたメールを確認した時点で、忘れないうちに返信することを意識するとよいでしょう。
また、セミナーでは、丁寧な印象を与える付け加えの一言や、実際の過去の就活生の先輩が送った良いメールを紹介。参加者の学生さんは終始真剣に話を聞き、しっかりとメモを取ってくれていました。
そんな今日の学びを、さっそく実践！少し難しいお題に沿って、3人で協力して考えて返信メールを作成してもらい、簡単なお題では各個人で返信メールを作成してもらいました。
学生さん全員、セミナーで紹介したポイントをしっかりと押えたメールを作成しており、とても嬉しかったです。
参加者の方々の感想
学生さんからは以下の感想をいただきました。
- 「セミナーを受けてなかったら、アルバイト先とのLINEのやり取りの感覚で企業さんにメールを送っていたかもしれない」
- 「メール返信の際のNG点をやってしまっていることに気付けてよかった」
- 「先輩が送った実際のメールを見て、丁寧な言い回しなどを多く知ることができてよかった」
参加してくださった学生さんにとって、学びの深いセミナーとなっていたら私たちもとても嬉しいです。ご参加いただき、誠にありがとうございました！
ODL就活Caféでは、今後も学生さんのためになるようなイベントを企画していきますので、お楽しみにしていてください。